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1.ミーティングを新規に企画し、参加者に召集をかけたい(企画者機能)




メニューバナーの「ミーティング」をクリックし、「新規」ボタンをクリックしてください。



ミーティング名・開催目的・ゴールを入力し、開催日時を指定します。

・共有カレンダー

「共有カレンダー」ボタンをクリックすると、左のフレームに各部署の共有スケジュールが表示されますので日程調整の参考にすることができます。

・関連付け

このミーティングが、テーマ・プロジェクト・タスクに関連している場合、該当する項目を選びます。

・施設予約

「施設予約」ボタンをクリックすると、開催予定日の施設・備品の予約機能が立ち上がります。

・召集者

部署で絞込みを行いながら召集対象者を選択・追加します。

・予定確認

召集選択したメンバーのスケジュールを一覧で表示し、時間の空き状況が確認できます。

・登録

「登録」ボタンをクリックするとミーティング召集情報が登録され、召集対象者のHOME画面に会議召集情報が表示されます。


※召集対象者への事前指示

ミーティング「登録」ボタンをクリックすると、召集対象者へコメントを送る下記画面が表示されますので事前準備などの指示を入力し「登録」ボタンをクリックします。



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2.出欠状況の確認、会議の中止・開催確定をしたい(企画者機能)




「企画した会議」ボタンをクリックすると、自分が企画した会議の一覧が表示されます。

会議名をクリックすると、会議の詳細が表示されます。



・出欠確認

召集対象者からの出欠レスポンス状況を確認することができます。

・コメント

事前指示に対する召集対象者の返信内容を確認できます。

・会議の開催決定

出欠状況を参照しながら、議事録作成担当者をチェックして「開催決定」ボタンをクリックします。

・会議の中止

出欠状況を参照しながら、「中止・再設定」ボタンで会議を中止することができます。
中止情報は、召集対象者のHOME画面に「会議中止」として表示されます。

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3.召集された会議への出欠連絡をしたい(召集対象者機能)




「召集された会議」ボタンをクリックすると、召集を受けている会議の一覧が表示されます。

会議名をクリックすると下記の出欠確認画面が現れます。




企画者からの事前指示に対する返信を入力し、「出席」ないし「欠席」ボタンをクリックします。

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4.議事録を登録したい(議事録担当者機能)




「議事録作成」ボタンをクリックすると、議事録の担当になっている会議が表示されます。

該当する会議の「作成」ボタンをクリックすると、下記の議事録作成画面が表示されます。



議事内容などを入力し「登録」ボタンをクリックして完了です。

必要に応じてこのミーティングに関連付けられた添付文書を登録します。「参照...」ボタンをクリックして、添付したいローカル文書ファイルを選択してください。

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5.登録済み議事録の閲覧をしたい(全ユーザー向け機能)


「検索」ボタンをクリックすると下記の検索画面が表示されます。



閲覧したい会議の検索条件を指定して「検索」ボタンをクリックすると、条件に当てはまるミーティングが表示されます。

「内容確認」ボタンをクリックすると詳細が表示され、議事録を閲覧することができます。



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