操 作 説 明 書 作成 2016.07.21
この説明書を読み、14urisample.xlsmを用いて、操作を充分習熟し納得後に運用を
始めて下さい。 但しurisample記帳データは無茶苦茶であって操作習熟用です。
[1]運用準備操作 会計寺子屋 至近未来社会
[2]売上帳の記帳 概 説 書
1.売上入力の手順 2.仕訳入力の手順 3.注意事項
[3]納品書
1.納品書作成の手順 2.納品書の書式設定
[4]請求書の作成
1.請求書作成の手順 2.請求書の連続作成 3.請求書の書式設定
[5]メニュー操作
1.月次仕訳出力 2.期間仕訳 3.データ削除処理 4.各売上集計
[6]バージョンアップ対応
[1]運用準備操作
下部のシート表示をクリックすると、当該シートが開く。
1.新規ファイル作成手順
@14urisample.xlsm を起動すると、メニュー画面を表示する。
AセルJ16 16 セルK16 fuujin と入力し、リターン又は GO をクリックする。
B16fuujin.xlsm ファイルが生成される。
この入力した 16 は西暦下2桁、16年1月とか16年4月の経営期首の年である。
2.商品マスタ、顧客マスタ、担当者の記入
生成した16urisample.xlsm新規ファイルは、各マスタのデータを削除している。
各マスタには下記の所定事項を記入する。
1)担当者の記入
このシートは書込保護しているので、記入するときは緑[保護]をクリックする。
クリックする毎に編集と保護が交互に変る。
@担当者の記入はシート[コード]M列である。
セルM8から順不同で記入する。追加は記入最終行へ順次行う。
担当者の消去は絶対に行削除してなならない。行削除厳禁
Aコードは、必要に応じて記述事項を厳守して修正する。可能な限り修正不要
2)商品マスタの記入
商品マスタを使用しないときでも、セルB8とB9は必ず記入する。
BセルB8 '_' を前置して自社名を記入する。
CセルB9から順不同で記入する。追加は記入最終行から順次行う。
D青セルB7 をクリックすると若い順に並べ替える。(Wクリックはしない)
2回クリックする(Wクリックの意味でない)と、重複箇所を表示する。
重複行は行削除する。不要になった型番も行削除する。
E半角、全角、漢字、英数何でも登録できる。
3)顧客マスタの記入
G上記BCDに同じ。
H締日を記入する。31は月末締め。青セルC7 をクリックすると締日順に並ぶ。
I顧客CD、締日、顧客名の記入必須。繰越請求額、繰越前受金は顧客CD登録時には
記入必須である。
J顧客CDは半角カナを推奨し、10文字以内とする。
漢字の使用も自由であるが並び順が推測できない。全角でもよいが5文字以内。
半角カタカナ は、アイウエオ順に並ぶため納品書作成時などで顧客選択がし易い。
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[2]売上帳の記帳
1.売上入力の手順
P列からAD列の記入を売上入力と云う。販売事務部門の入力を想定する。
操作者による手作業入力は記入、ソフトによる自動記入は記載と記述する。
@シート[売上入力]を開き、黄色ボタン[伸縮]をクリックし上記表示にする。
A顧客CDBox下向き三角部分をクリックしプルダウン表示から、アカイデンキを選択、
型番をプルダウンして型番を選択、次に納期の日2桁、数量、売単価を記入する。
セルS6に予め年月を記入する。
B担当者をプルダウンしh白石を選択した瞬間、売金額、納期年月日を記載し、下記
の画面となる。セルP6は次の記載行 9 に変る。
C以下AとBの手順を行うと、次々に売上入力できる。
D売上入力の最後に、10行目を修正たいとき、セルP6 10 を手入力し再度担当者を
選択すると当該行が修正できる。
但しソフトが記載した仕訳入力は、手修正してはならない。
借方金額や消費税の修正は、売金額(数量、売単価)とT%を修正して行う。
E数量負数、売単価正数は返品。数量1、売単価負数は値引となる。
F伸縮ボタンをクリックすると、下図の如く仕訳入力が記載されている。
G売上入力が終ると、緑の[転記]ボタンをクリックし入力内容を売上帳へ転記する。
確認の問合せに通常は[はい]をクリックする。
日の記入に空白があると、8行目から空白直前行までしか転記しない。
Hここで記入行数セルF3 10 を記入しているのでセルA8 > からセルA17 E を表示
する。8行目から17行目までが仕訳入力の記載範囲である。最大30行である。
セルF4 2 を記入しているので消費税は1円以下を四捨五入計算する。
セルF5 1 を記入しているので仕訳入力は売掛売上の記載となる。
セルF5 2 記入は現金売上、3 の記入では振込売上の記載となる。
I現金売上は、店舗のレジ売りを終業後集計し、翌日の記帳を想定する。
振込売上は、振込、代引を含むネット販売など不特定多数の販売を想定する。
売掛売上は、特定顧客対象の一般的な商取引である。
現金売上だけしかない企業は売上帳不要、仕訳帳だけで充分でしょう。
これらの売上が混在する企業用に3つの売上形態を用意している。
JB列の日付とS列の納期の日付は、同一の記載となり、異なる日付としない。
2.仕訳入力の手順
B列からN列の記入を仕訳入力と云う。経理部門の入力を想定する。
@シート[売上入力]を開き、黄色ボタン[伸縮]をクリックし上記表示にする
A顧客CDBoxをプルダウンして顧客を選択する。真っ先に顧客選択する。
BセルB8をクリックした瞬間 A8 >、A17 E を表示し、記入行数を表示する、
日 06 などを記入する、セルB6に予め年月を記入する
C8行目は売上回収の記入例である。貸方金額 CD1 NC CD2へ 65 を記入し、
リターンを押した瞬間、貸方科目へ売掛金を記載すると共に、セルB9選択する。
9行目は回収手数料(預金へ振込まれたので振込手数料)である。
引き続き次々と入力できる。入力毎にセルP6の数値が変り、次の記載行を示す。
D仕訳入力は、売上回収、回収手数料、前受金受入、前受金返却 これらには必ず
顧客CDの入力が必須である。預金前受金振替、預金現金振替、現金預金振替は
自社CDを入力する。このため顧客マスタセルB8 には自社を必ず登録する。
なお振替の詳細は会計寺子屋を参照する。
E仕訳入力は黄色でない箇所を入力する。日 借方金額 CD1 NC CD2 であって
通常の仕訳では T1 T2 の入力はない。
仕訳に慣れておれば、CD1 CD2 はすぐ覚えるが、NCは預金が減るものに x が
付くと覚える。回収手数料は CD1=181 CD2=611 預金が減るので NC=9vx と
なる。預金と現金振替では、601 611 預金が減るので NC=9x となり、預金が
増える 611 601 の仕訳は NC=9y である。
売掛回収現金は NC=9ug(現金のg)、611 65 売上回収預金は預金が増えるので
NC=9uy である。この様に NC は意味づけして覚え易く決めている。
黄色科目は直接記入できるが、記入後は当該セルの自動記載が不能になる。
通常では直接記入はH摘要、M仮払、N仮受であり、直接記入後はNC を記入しても
所定の記載をしない。再記載が必要なときはセルB8をクリックする。
F入力が終ると[転記]ボタンをクリックし、入力内容を売上帳へ転記する。
転記の確認は[はい]をクリックする。
GP AC AD列は自由に使用できる。AB列[備考]は納品書、請求書の備考欄に反映する。
HB列の日付は、R列納期の日付と同一を記載する。
売上入力の納期は顧客の締日に関係しているため、B列とS列は同一の日付とする。
仕訳入力のB列日付は自社の締日に関係する。R列納期の日付と違える意図が明確で
あるときに限り違った日付でもよい。通常は同一が望ましい。
3.注意事項
1)売上入力の数量に関して
数量の記入は極力小数点を避ける。
例えば電線1.5mは数量15とし10pの単価を用いる。
注文書では1.5mの積りの注文が15m納入される危険もあるが、売る側では
10cm単価を徹底できる筈である。
どうしても小数が必要な時は、数量の当該セルに限り数値(小数1位)設定する。
但し本ソフトは数量の小数点を一切検証していない。
2)記帳の保存に関して
売上入力、仕訳入力を終え、売上帳へ転記した後は、必ず上記図左上隅 ホーム の
に表示しているフロッピーディスクアイコン(白い矢印の右横)をクリックして
売上帳を上書き保存する。これを習慣づける。
作業終了してExclを閉じるとき、保存しますか? の問合せに
[はい] [いいえ] [キャンセル] の選択ができる。注意力が散漫だと[いいえ]
をクリックする。これで今までの入力作業はパーである。再入力の痛みを伴う。
このポカミスを防ぐため上書き保存しておく。転記毎の実行が望ましい。
上書き保存は売上帳にのみ有効であり、納品書や請求書の保存はできない。
従ってUSBへの小まめな保存とは別物であり、多くの作業を行った時は、作業中
のUSBへの保存も忘れてはならない
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[3]納品書
1.納品書作成の手順
販売事務部門の作成を想定する。
@シート[売上帳]を開き、上記の表示状態にする。
A顧客選択をプルダウンして顧客を選択する。
B出荷する納期の年月日をセルS6に記入しリターンを押す。
C緑[納品書]ボタンをクリックすると、納品書が作成できる。
既に納品書が作成済みであれば、保存しますか? の問合せに
[はい] [いいえ] [キャンセル]の選択ができる。原則は[いいえ]を選択する。
初めての作成(既存ファイルがない)時には問合せしない。
D納品書作成後の売上帳は、顧客別納期別に並び替えられており、納品書に抽出した
始行が、セルV6、終行がセルW6 に記載され、始行の1行前にスクロールしている。
始行と終行の売上帳から納品書が正しく記載されているかを確認できる。
また始行から終行までのデータは、作業表へコピーしており、このコピー内容を
納品書に記載する。
売上帳AB列[備考]に記帳している内容は、納品書の備考欄に記載する。
E納品書は16行しか記載できない。16行を超える納品は、上記図の98、99行の如く
納期年月日a を付加記載する。更に33行なら納期年月日b を付加記載する。
セルS6 150323a 記入してリターン、納品書をクリックして2頁目の納品書を作成
する。以下同様 150323b を記入して3頁目を作成する。
FセルP6 納書(納品書書式)1 を記入すると、納品書/受領書が作成できる。
顧客が検品して合格なら、納品書/受領書をFAX返送をお願いする運用を想定する。
勿論、受領書には、検品不合格の当該品目は数量訂正など約束を取り交わす。
検品時の不合格品は返品を記帳せず、代品の発送を想定している。
G納書 2 は納品書/請求書が作成できる。
振込売上(ネット販売)の運用を想定している。請求書は納品金額は記載するが
送料や代引料は手記入し、合計請求額の送料や代引料を加算して手記入する。
HセルT6 売形態は 1 2 3 を記入する。同じ納期に異なる売形態が記帳されたとき、
納品書を区別するために選択する。納品書は売形態を記入し作成しなけばならない。
Eでは売形態 1 しか納品書は作成できない。
納書と売形態は関連なく単独で選択できるが、通常は売掛売上の売形態 1
納書 1 納品書/受領書での作成を想定する。
I作成した納品書は、セルS6 年月日 セルR6 顧客CD を前置したファイル名で
BackUPフォルダに保存する。この例では、150323ハッピーNouhin1.xls、2頁目は
150323aハッピーNouhin1.xls などである。
J元の日付順に並べ替えるには、青いセルB7 をクリックする。
Wクリックすると他のセルを選択しないと次の動作をしない。
売上帳はシート保護しているので、緑[保護]ボタンをクリックすると編集と
保護が交互に変る。
2.納品書の書式設定
@納品書の行幅、列幅を自由に変えて適切な印刷書式を設定できる。
但し行位置、列位置は変更できない。印刷用紙はA4である。
使用状況に合せて印刷が正常に行われるよう書式設定する。
A Nouhin1.xls のセル設定は次の通りであり、原則として変更不要である。
B品名,C型番,H備考列は文字列、D数量列は数値、E単価、F金額、G消費税列は通貨
1〜7横行、33〜39横行は文字列(折り返しなし) セルC25とC57は通貨である。
行幅は書式に記述した通りである。
通貨は負数のとき黒数値設定しており、赤数値に変更できるが、印刷はモノクロ
印刷しないとコストアップ、且つFAX返送時の赤文字は読み難い。
BNouhin2.xls も上記@に準じて書式設定できる。セル設定はAに準じている。
戻る
[4]請求書
1.請求書作成の手順
経理部門の作成を想定する。
請求書は、納書 売形態に関係なく、売掛売上を対象に作成する。
@シート[売上帳]を開き、納品書作成と同様の表示状態にする。
A顧客の締日までに返品の記帳、前受金の充当など販売事務部門が全ての記帳を完了
させねばならい。必要なら記帳の完了を確認または事務部門に督促する。
記帳の完了していない請求書発行は、正しい請求額を記載しない。
間違った請求書の送付は企業の信用に傷をつける。
販売事務部門が顧客の締日までに当該顧客の記帳を完了する。これは日常業務と
して当然の作業である。
経理部門が月次決算するには全ての仕訳帳の記帳を完了させると同等であるが、
ただ顧客毎の締日に合せるところが幾分煩雑である。
B顧客選択する。
CセルS6 に月末締は年月4桁、月末締以外は年月日6桁を記入しリターンを押す。
14urisample.xlsmの締日は、アカイデンキ 月末、タチバナ 15日 ハッピー 20日 としている。
顧客選択 アカイデンキ セルS6 1412 を記入し、緑[請求書]ボタンをクリックする。
ハッピー セルS6 141220 を記入し[請求書]をクリックする。
このとき下記を表示する。[はい]をクリックする。[いいえ]は作業を中止する。
 |
これは前回の請求書がなく、
初めての請求書作成を意味し
繰越請求額を用いて計算する。
次回からは今回の請求額を用い
計算する。
|
最重要注意事項
1)本ソフトの請求書作成方法
顧客マスタには、合計請求額 当月請求額 前請求残額 前回請求額 当月回収額
繰越請求額 繰越前受金 の項目がある。
合計請求額=当月請求額+前請求残額
前請求残額は=前請求額(前回合計請求額)−当月回収額 である。
従って前請求額全額を支払日に支払ってくれる顧客は前請求残額は0である。
本ソフトは前請求額は、前回(前月)の合計請求額を用いているため、前月請求書
ファイルが消失すると、顧客マスタの繰越請求額を用いて計算するので正しい額
の請求書が作成されない。以降の請求書は間違い請求額となる。
顧客マスタ登録時の初回以降は、前月作成した請求書を繰越額として用いるので、
この消失が絶対に生じてはならない。前受金も同様に繰越額として用いている。
「前回請求書がありません」上記表示は大変重要な意味を有しており、初回以外の
この表示は「いいえ」を選択し、作業を中止しなければならない。
初回以外での表示は前月の請求書ファイルの消失を意味する。ここで「はい」を選択
すると、正しい請求額の請求書が作成されない。以降の請求書は間違い請求額となる。
万一不注意で「はい」を選択し請求書が作成されたとき、前々回から請求書を作成
し直す。(この時は前々回も消失していると思うのでバックアップ保存を利用する)
請求書の作成し直しは、何度でも可能(作成する前回の請求書ファイルがある限り)
であるが、本来、請求書は顧客に送付しているため、作成し直すものでない。
万一請求書作成後記帳内容に追加など修正していると、顧客送付の請求額と異なる
請求書ファイルを保存することになる。
送付の請求書は必ず印刷出力して残すことを強く推奨する。送付した請求書印刷
出力と作成し直した請求書ファイルとを照合する手間も生じる。
既に請求書が作成済を忘れて、再作成したとき、保存しますか? の問合せを
表示する。上記理由により作成し直しをせず、「いいえ」の選択を原則とする。
再作成を意図するときは「はい」を選択する。
2)次の場合は請求書が作成できない
「前回請求書がありません」の表示に[いいえ」を選択した場合、
セルS6へ年月4桁、又は年月日6桁以外を記入した場合、
セルS6へ顧客の締日と異なる年月、又は年月日記入した場合、
締日が違うと当然請求額が異なるため、間違った締日の請求書作成を防いでいる。
万一顧客都合により締日の変更が生じたときは、前回請求書の内容は変更せず、
BackUPフォルダに保存した当該請求書のファイル名を変更後のファイル名に変更、
及び顧客マスタの締日をいずれも手作業で変更する。
D下記は1412アカイデンキ の請求書作成例である。
アカイデンキ 締日31月末、タチバナ 締日15日、ハッピー 締日20日
顧客マスタに記入した繰越前受金は7万円、売上帳では、5万円を#記入の品目に
充当し、141221 に前受金受取2万円があり、請求書はお預り額4万円を表示する。
お預り額0なら、お預り額タイトル含め一切表示しない。
売上帳には5万円が#充当を品名欄に記入し、備考欄に何月の預り分かを記入する。
また値引3000円が*品目で行なったことを品名に記入する。
これらを型番に記入してはならない。型番への記入は型番別売上集計の支障となる。
しかもこれらの取引が望む順序で表示するようセルB7 141207 141212 に abcd を
付し、この取引が並べ替えた時にバラバラ表示しないようにする。
なお丁寧な記帳では、備考欄は当該顧客の注文書Noを記入すると完璧である。
セルS列納期に付加するabcは納品書の16行記載のためであり、セルB列日付に付加
するabcは取引順序を定め記帳を見易くする。なぜ英小文字 abc か? と問われると
数字に意味があり、abc は補助的役割である。141207A より 141207a が数字が目立ち
易い。9R 30A より 9r 30a など全て英小文字に統一している。
E顧客選択 ダチバナ セルS6 141215 を記入、ハッピー セルS6 141220 を記入して
各請求書を作成し、売上帳の記帳と見比べ請求金額及び前受金を納得するまで検証
して下さい。納得できない状況では売上帳の使用をお薦めできません。
F並べ替え
*セルR7顧客CDをクリックすると、売上帳が顧客CD且つ納期順に並び変ると共に
顧客選択Boxが顧客CD順に並ぶ。
*セルB7日付をクリックすると、売上帳が元の日付順に並ぶ。
*セルS7納期をクリックすると、顧客選択Boxが締日順且つ顧客CD順に並ぶ。
2.請求書の連続作成
最重要注意事項を承知し、締日までに各顧客の記帳は完了しておれば、同じ締日の
顧客について、連続して請求書が作成できる。
100件超える顧客を登録して運用する場合、顧客別の請求書作成は労力が大変である。
操作に習熟しない、記帳の完了に確信がないなどのとき、顧客別に請求書を作成し
検索始行、検索終行により記帳内容の確認を推奨する。
GセルR6 を空白(何も記入しない状態)にする。
月末締はセルS6 に年月4桁を記入し、リターンを押す。
月末締以外は、セルS6 に年月日6桁を記入しリターンを押す。
H緑[請求書]ボタンをクリックする。
セルS6に年月の記入時は、締日31 の請求書を全て作成する。
セルS6へ年月日の記入時は、記入下2桁締日の請求書を全て作成する。
作成した請求書は、BackUPフォルダへ保存する。
一切の問合せもなく、既に作成済みでも上書き保存(これが要注意)する。
顧客マスタの締日と一致しない年月日をセルS6に記入すと、請求書を作成しない。
*「前回請求書がありません」を表示したとき「いいえ」を選択すると、当該顧客
の請求書は作成しないが、引続き残り顧客の請求書を作成する。
はい、いいえ の選択は操作者の判断に委ねる。
*「売上帳に顧客CDの記帳がありません.」を表示する顧客は、[OK]をクリック
すると、請求額0の請求書を作成し、引き続き残り顧客の請求書を作成する。
上記*の顧客は手作業でメモして、一連の自動作成終了後、BackUPフォルダの
請求書を開き確認する。
I請求書作成は顧客別、特に連続作成では、今現在の請求書作成経過が解らない状況
のまま、ある日突然、誰でもは作成し難いので予め対策をお考え下さい。
JセルU6 締日Allは連続作成中の締日を記載し、操作者の関与は一切不要である。
3.請求書の書式設定
@Seikyu.xlsの設定は次の通りである。各列はNouhin.xlsの設定に準じる。
A行幅、列幅を自由に変えて適切な印刷書式を設定できる。行位置は変更できない。
BセルD10、E10はセル結合している。
C請求明細の頁設定は次の通りである。
1頁目は設定書式通りを使用する。2頁以降不要なら消去する。
2頁目品名、型番タイトルが60行目、3頁目は120行、4頁目180行、5頁目240行
2頁以降は(60行x頁数-1)の位置になるよう印刷書式を設定する。
D書式設定がなくても、明細行があるだけ(60行x頁数-1)の位置に記載する。
E平成などの元号が使用できるが、平成元年(平成01年)の前年昭和63年のような
年期番号に連続性が失われると、20日締の請求書は、000021〜010120となり、
昭和63年日付は不都合である。仕訳帳、売上帳共に元号が変ると02年からしか
使用できない。元号が変らない間は平成元号の年月日が利用できる。
戻る
[5]メニュー操作
本ソフト起動直後は下記メニューを表示する。
1.月次仕訳出力
@セルJ15 1 セルJ16 00 セルK16 1412 記入し、リターン又が「GO」をクリック
すると下記を作業表に表示する。J16 00 の記入は必須、この時に限り K16 には
年月日6桁を記入でき、4桁、6桁いずれも1ヶ月分の仕訳を出力する。
A作業表に表示する借方金額0 の行を取り除いた1412売上仕訳.xls Fuujinフォルダ
に出力する。
B1412売上仕訳.xls は大蔵雷神運用フォルダのFuujinフォルダへ手作業で移動する。
C大蔵雷神メニュー画面、作表6 セルK16 1412 記入し、リターン又がGOをクリック
して、上記A売上仕訳を読み取る。
D下記は、付属する14smp-raijin.xlsm 読取った状態である。
E大蔵雷神 台帳には601、611、181 など売上帳で使用するコードは登録する。
売掛金繰越31万円、繰越前受金20万円(売上帳の顧客マスタ繰越請求額合計と
繰越前受金の合計)を記入している。受手繰越なしとしている。
資本金10万、繰越損益1万を記入し、貸し借りバランスさせている。仕訳帳は
資本金と繰越損益の記入は必須である。
なおこれは売上帳の仕訳を知るためだけの仕訳帳であるが、実運用では他の科目
の記帳がある。実運用仕訳帳が売上仕訳を読取ると、601、611 181など売上帳科目
残高は、大蔵雷神の残高操作により実運用仕訳帳の残高表に表示する。
売上帳の仕訳だけを知るため、売上帳の科目コードは仕訳帳の科目コードと併用
しない。併用すると売上帳の仕訳だけを知る手立てがなくなる。
2.期間仕訳
セルJ15 2 セルJ16 00 セルK16 1412 記入し、リターン又はGOをクリック
すると、下記を作業表に表示する。J16 00 の記入は上記1.@と同じである。
上記1.は J16 00 に限るが、期間仕訳は J16 に年月の記入ができる。
@作表1 月次仕訳出力は、貸し借りバランスして仕訳が判断し難い。
作表2は、大蔵雷神に読み取らせることなく売上仕訳が判断できる。
前受金負数は13万円の減少である。繰越20万が12月末には7万になった。
普通預金負数は13万円(偶然前受金に同じ)減少である。
611普通預金は大蔵雷神に繰越額に計上していない。
611総合口座に定期預金がない限り、貸越できないので負数が生じてはならない。
他の正数は12月末時点に増えたことを意味する。
A現金や預金が期間仕訳に負数が生じることがっても、繰越額を加えても純粋に負数
が生じる記帳はできない。現金、預金共に繰越を加えても純粋な負数は、資金繰り
に窮したことを意味する。
Bこの記帳の不備は、141201 前受金7万円を返却している。141206 141207 に
計8万円を預金から充当している。141201 には次の振替仕訳を行う
141201 150000 611 預金前受金振替 82 150000 顧客CD _ウハウハ 自社CDで記帳する。
この振替を記帳すると 141221 前受金2万円を 611普通預金に受取っているので、
期間仕訳の結果は611預金は+2万円となる。記帳を追加して再操作して下さい。
この詳細は[会計寺子屋]参照
3.データ削除処理
1)期末処理
@セルJ16 には売上帳セルH8 に記入している経営期首(年月左詰め厳守)を記入
セルK16 には経営期末の少なくとも2ヶ月前を記入する。
この売上帳では、セルJ16 1404 セルK16 1501 作表番号9を記入しGOクリック。
この売上帳では、1412〜1501までの全データを削除し、1502以降のデータを残す。
A売上帳セルH8は、1504 次期期首を記載し、メニューセルK15は、15 を記載且つ
ファイル名は実運用ファイルでは、15fuujin.xlsm になる。
15fuujin.xlsm 生成するために削除したデータは作業表に残っている。
削除前の運用ファイルは、そのまは残っている
B少なくとも期末2ヶ月を残すのは、月末締日以外の請求書作成のためである。
勿論、セルK16 1412 を記入し3ヶ月分を残すこともできる。
C今までのBackUPフォルダは、経営期首年月前置BackUPにフォルダ名が変わる。
新しくBackUPフォルダが生成される。
14urisampleの例では、1404BackUPフォルダに名前変更する。
D新BackUPフォルダには、次期経営期首の請求書作成に備え、経営期末の月に作成
した請求書がコピーされる。
新BackUPフォルダへ1503で始まる全請求書をコピーする。
なお期末処理の前に予め顧客マスタL列最新請求日が、期末月の年月を全て記載
しているか確認することを強く推奨する。
期末月の記載がない顧客は請求書を個別作成し、新BackUPフォルダへ手作業で
コピーする。
2)注意事項
E経営期末の月は、全ての記帳を完了させ、顧客マスタに登録した全顧客の請求書
作成はもとより、毎月の全ルーティン作業をを終えた後に期末処理を実行する。
期末が月末でなく、20日などでも月末までの取引全てを記帳し、
全顧客の請求書を作成した後に期末処理を行う。
月末でない期末の場合、期末を越えて期末月末までの取引を記帳しても、前述
1.及び2.には、年月日6桁を記入できるため、期末が月末でない期末仕訳を
算出できる。
F上記E作業せず期末処理を行った場合、次の手順で復元できる。
*新BackUPフォルダを削除する。から
*1404BackUPフォルダ、元のBackUPフォルダへリネーム(1404を取り除く)する。
*運用ファイルはデータ削除されず残っているため上記*で復元を完了できる。
G前月請求書が新BackUPフォルダへ自動コピーを確実に確認する。、
2)データ削除処理
Jこの削除は、売上帳の記帳行数が余りにも多くて、各操作の処理速度が遅過ぎる
場合に限りデータを削除する。可能な限り削除は薦めない。
削除すると、作表3,4,5の売上集計がデータの残っている期間
しかできない。
削除は敢えて行うなら、期末処理のとき前経営期2ヶ月のデータが残っている
ので、少なくとも3ヶ月以上の記帳後に削除を実行する。
KセルJ16 28 セルK16 1501 作表番号9を記入し、GOをクリック
売上帳28行目〜1501xx までの全データを削除する。
記帳月2ヶ月前のデータは、上記Bの理由により削除できない。
削除したデータは作業表にコピーしている。
L削除前の現運用ファイルは、28行目セルB7何月日〜最終行年月日-??fuujin.xlsm
のファイル名で、Fuujinフォルダに保存する。
削除後のファイルは現運用ファイルの年期番号と同じ??fuujin.xlsmとして起動中
でる。直ちにExcel左上隅ホーム上のフロッピーアイコンをクリックする、または
終了時の「保存しますか?」の問合せに「はい」をクリックする。
フロッピーアイコンのクリックを推奨する。いずれかを実行しないと削除された
ファイルとして残らない。
フロッピーアイコンをクリックせず、且つ保存の問合せに「いいえ」を選択し、
再起動すると削除前の運用ファイルがそのまま残っている。
4.各売上集計
作表番号3,4,5は、1412 1412 などを記入し作表して下さい。
作表結果は作業表に表示する。
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[6]バージョンアップ対応
今回に関して、この操作は全く必要としない。
今回の Fuujin_u-fv300.xlsm がバージョンアップしたときには、この操作を行う。
@バージョンアップした新しいFuujin_u-fv3??.xlsmをダウンロードして解凍し、
所望のフォルダへセットする。これは運用フォルダと異なる新フォルダとする。
A1kaidakeyo-u.bat をクリックし、14urisample.xlsm を取り出し起動する。
Bメニュー画面を表示する。セルJ16 10 セルK16 fuujin と入力し、リターン
又は GO をクリックする。
C10fuujin.xlsm ファイルが生成される。10fuujin.xlsm が起動している。
[1]1.と同じ手順であるが、セルJ16 10 を記入する点だけが異なる。
D現運用フォルダから現運用ファイル ??fuujin.xlsm を手作業で新フォルダへ
コピーする。??は 例として 16fuujin.xlsm とする。
EセルK15 16 を記入 上記D 16 の現運用ファイルの年期番号を記入する。厳守
FセルJ16 10 セルK16 new と記入し、リターン又はGOをクリックする。
G10fuujin.xlsm は、現運用ファイルから各マスタの内容と売上帳の内容をコピーし、
現運用ファイルの年期番号前置する16fuujin.xslm のバージョンアップした運用
ファイルになる。
今までの運用ファイルは、old-16fuujin.xlsm のファイル名でFuujinフォルダへ
保存する。old はバージョンアップしていないファイルである。
H今後は新YorikiUフォルダで運用する。手作業により次の引越し作業する。
*今までの運用フォルダのBackUPフォルダから、新YorikiUのBackUPフォルダーへ
納品書、請求書ファイルの全てを手作業でコピーする。
*必要に応じFuujinフォルダからもコピーする。
*納品書、請求書の書式ファイルが、自社設定に変更しているならコピーする。
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