§4.車両データの編集

 ここでは「§3.車両データの新規作成」にて作成した車両データから、見積書や注文書を作成する手順を説明します。また後半では、車両リストから様々な絞込検索を行い、絞り込んだ車両のレポート出力や古物台帳出力をする手順を説明します。


§4-1.見積書作成
 【車両リスト】を開いてください。「§3.車両データの新規作成」にて作成した車両データが一覧に表示されています。
 左側の【詳細】ボタンを押すと、【車両詳細】画面を開くことができます。
例)【車名検索】ボタンの左側の検索ボックスに「ナイト」と入力し、【車名検索】ボタン押すことにより、車名「ナイト」を含む車両を絞り込んで表示しています。



 §3にて作成した車両データの【車両詳細】画面です。 「見積書」をエクセルファイルやHTMLファイルで出力するために、【見積書作成】ボタンを押してください。



 お好みに場所に、見積書を保存してください。



 見積書の見た目です。

 このようにして、毎月見積書を印刷しておけば、急なお客様のご来店の際にもあわてることなく見積書を提示することができます。
 毎月正確に見積書を出力するためにも、また展示車両の粗利を把握するためにも、【車両詳細】画面は毎月更新しなおす必要があります。以下の項目は毎月更新するにあたり、特に注意すべき項目(忘れがちな項目)です。
・車検2年付の車両
 原価自動車税、売上自動車税 → 自動車税の月額は毎月変わります。
・車検残有りの車両(あらかじめ車検を取得した車両も含む)
 売上自動車税、売上自賠責 → 自動車税の月額は毎月変わります。自賠責保険料の残額も毎月変わります。

 以下は見積書や注文書に利用される項目です。最終的にお客様にお見せするものになりますので、誤りのないように入力してください。
【車名】、 【色】、 【年式】、 【型式】、 【車体番号】、 【売上時走行距離】、 【売上時車検期限】、 【売上消費税率】、 【売上車体価格】、 【オプション価格】、 【諸費用1項目名】〜【諸費用8項目名】、 【諸費用1】〜【諸費用8】、 【売上自動車税】、 【重量税】、 【自賠責保険料】、 【取得税】、 【売上リサイクル税】、 【検査登録代】、 【車庫証紙代】、 【ナンバー代】、 【他法定費用】、 【割引】



§4-2.注文書作成
 ここからは、8/10に展示中の車両が成約したことを想定して、注文書作成の説明を進めます。
 【車両リスト】から該当する車両の【車両詳細】画面を開いてください。必要な項目を変更して、注文書を作成します。

【状況】:「在庫車」から「【成約(未金・未書)】」に変更。
※ 車両が成約し、お金と必要書類をいただいていない状況を示します。

【売上日】:「2000/01/01」の形式で実際の売上日を入力してください。

【損失内容】:オプションでETCを取り付けるため、損失内容に追加記入してください。(ETC仕入費用など:15000)

【損失額】:ETC仕入費用分の「15000」を加算してください。

【オプション】:「ETC」など入力してください。

【オプション価格計】:ETCの売値を消費税別で入力してください。

【自動車税】:8月成約のため、8月の自動車税を入力してください。

【自賠責保険料】:残月数14ヶ月の自賠責保険料を入力してください。

【割引】:割引を想定しております。「6040」を入力してください。

【車体備考】:メモを入力してください。
※ 手付金や残金などを入力しておくと便利です。


 次に、売先を明確にする必要があります。

■新規顧客が売先の場合
 画面右下(売先欄)の【新規】ボタンを押すと、以下の【顧客詳細】画面が開きます。
 今回の売先は通常の一般顧客で年賀状などのDMを送る顧客を想定していますので、【顧客区分】、【名称】、【敬称】、【フリガナ】、【郵便番号】、【住所】、【電話番号】、【形態番号】を入力しておけば十分でしょう。
※ 【顧客詳細】画面の取り扱いについては「§5.顧客データの新規作成と利用」にて説明しています。
※ メイン画面の【顧客リスト】に登録されている顧客(メイン画面の【顧客データの新規作成】から既に登録してある顧客や、【車両詳細】画面から仕入先または売先として既に登録 してある顧客 )は、仕入先にも売先にも指定することができます。1人の顧客が、複数の車両の仕入先にも売先にもなり得ます。メイン画面の【顧客リスト】に登録されている既存顧客が売先の場合は後述の 「■既存顧客が売先の場合」を参照してください。



 新規顧客データを忘れずに保存しましょう。



 新規顧客データとして保存されたと同時に、入力中の【車両詳細】の売先欄に先ほど入力した顧客データが割り当てられます。



■既存顧客が売先の場合
 メイン画面の【顧客リスト】に登録されている顧客(メイン画面の【顧客データの新規作成】から既に登録してある顧客や、【車両詳細】画面から仕入先または売先として既に登録してある顧客)は、仕入先にも売先にも指定することができます。1人の顧客が、複数の車両の仕入先にも売先にもなり得ます。
 画面右下(売先欄)の【一覧】のボタンを押すと、以下の【顧客リスト】の画面が開きます。
【売先に貼付】ボタンを押すことによって、入力中の【車両詳細】画面の売先欄に、該当する顧客データが割り当てられます。
※ こちらの顧客リストに登録されている既存顧客は仕入先にも売先にも割り当てることができます。こちらの画面は売先へ割り当てるための専用の画面となります。



■成約がキャンセルとなった場合
 成約がキャンセルとなった場合は、画面右下(売先欄)の【クリア】のボタンを押し てください。以下のようなメッセージが出ますので、「はい」を押すと売先の参照が解除され、売先欄にだれも顧客データが割り当てられていない状態になります。仕入先の解除も同様の手順で可能です。



 次に、成約した際にお客様に提示する注文書を出力します。

 「注文書」をエクセルファイルやHTMLファイルで出力するために、【注文書作成】ボタンを押してください。
お好みに場所に、注文書を保存してください。
 注文書の見た目です。



 最後に忘れずに【車両詳細】画面で【保存して閉じる】ボタンを押して、保存しましょう。



 【車両リスト】を開いた様子です。
 車両状況が「在庫車」から「【成約(未金・未書)】」に変更されたため、状況の欄が黄色にハイライト表示されるようになりました。
黄色にハイライト表示される条件は、「§2-1.基本設定」 の「■車両状況一覧」で説明しましたが、車両状況を「【】」で囲んで表記した状況を割り当てた場合はハイライト表示されます。



 以下、8/20に車両を納車したことを想定して、説明を進めます。

【状況】:「【成約(未金・未書)】」から「納車済」に変更してください。

【売上時登録ナンバー】:売上時の登録ナンバーを入力してください。

【納車日】:なるべく「2000/01/01」の形式で入力してください。

【車体備考】:メモを入力してください。

※ 車検2年付(新規車検)の状態で販売する場合は【売上時車検】と【現車検期限】をなるべく「2000/01/01」の形式で入力してください。

 【車両リスト】を開いた様子です。
 車両状況が「【成約(未金・未書)】」から「納車済」に変更されたため、黄色にハイライト表示されなくなりました。



※ 車両を販売後に同一の車両を買い取って戻ってきた場合は、この車は【車両データの新規作成】から新しい車両として登録しましょう。「かんたん自動車販売管理」では1回の車両販売につき、1つの車両データとして取り扱います。同じ車体番号の同一車両でも3回の仕入れと販売があれば、3つの車両データとして取り扱います。



§4-3.車両リストの利用
 【車両リスト】画面から様々な絞込検索や、期間指定表示、レポート出力、古物台帳出力をすることができます。
 絞込検索をする場合は、【全件】ボタンをおしてリストを最新の表示に更新した後に、各種絞り込みのボタンを押してください。

・【車両状況】:車両状況で絞込検索できます。【全件】ボタン右のプルダウンから絞り込みたい車両状況を選択してください。選択した車両状況の車両のみが表示されます。

・【車名検索】:車名で絞込検索できます。全角カタカナで登録されている車名は、全角カタカナまたは全角ひらがなで検索できます。 プルダウン右側のテキストボックスにキーワードを入力した後、【車名検索】ボタンを押してください。

・【型式検索】:型式で絞込検索できます。テキストボックスにキーワードを入力した後、【型式検索】ボタンを押してください。

・【売先検索】:売先の顧客名称で絞込検索できます。顧客データのフリガナを全角カタカナで登録している顧客は、全角カタカナまたは全角ひらがなで検索できます。 テキストボックスにキーワードを入力した後、【売先検索】ボタンを押してください。

・【仕入検索】:仕入先の顧客名称で絞込検索できます。顧客データのフリガナを全角カタカナで登録している顧客は、全角カタカナまたは全角ひらがなで検索できます。 テキストボックスにキーワードを入力した後、【仕入検索】ボタンを押してください。

・【仕入日】期間指定:仕入日を期間指定して表示できます。テキストボックスに「2000/01/01」〜「2099/12/31」の形式で 期間を入力した後、【仕入日】ボタンを押してください。

・【売上日】期間指定:売上日を期間指定して表示できます。テキストボックスに「2000/01/01」〜「2099/12/31」の形式 で期間を入力した後、【売上日】ボタンを押してください。

 また【車両リスト】は右にスクロールすると、他にもいろいろな情報を見ることができます。
【ID】、【状況】、【仕入日】、【車名】、【色】、【型式】、【年式】、【売上日】、【売先】、【売先フリガナ】、【車検期限】、【仕入先】、【仕入先フリガナ】、【仕入車体価格】(消費税込)、【売上車体価格】(消費税込)、【粗利】 。リスト上部の【ID】、【状況】、【仕入日】、【車名】・・・の部分をクリックすることにより、昇順、降順にてソートすることもできます。

 特に【車検期限】は【車両詳細】画面の【現車検期限】を表示していますので、顧客の車検を管理している車両であれば、車検が近づいている車両を確認することができます。そのためにも、販売後も車検を管理している車両については、 継続車検後に 【車両詳細】画面にて【現車検期限】を最新の状態に更新しておく必要があります。

例)【売上日】期間指定で絞り込んだ場合。
※ 画面左下のメッセージボックスに絞り込みの条件が表示されます。



例)【車名】 「マシン」で絞り込んだ場合。



 また、【レポート】または【古物台帳】ボタンを押すことにより、絞込検索をした状態での一覧を、エクセルファイルやHTMLファイルに出力することができます。
例)【車名】「マシン」で絞り込んだ状態での【レポート】出力

 レポートの最後のページには絞り込んだ状態での粗利の合計、仕入車体価格(消費税込)の合計、売上車体価格(消費税込)の合計、合計台数が表示されます。
※プリンタの機種により、改ページのタイミングがずれますが、適宜調整して、改ページの位置を調整してください。


例)【車名】「マシン」で絞り込んだ状態での【古物台帳】出力

 古物台帳の最後のページには絞り込んだ状態での合計台数が表示されます。
※プリンタの機種により、改ページのタイミングがずれますが、適宜調整して、改ページの位置を調整してください。



§4-4.車両データの削除
 ここでは、誤って作成してしまった車両データや必要なくなった車両データを削除する方法を説明します。
 【車両リスト】から削除したい車両の【車両詳細】画面を開いてください。画面左下の【車両データの削除】ボタンを押してください。



 車両データを削除してしまってもよろしければ「はい」を押してください。



 車両データが無事削除されました。