§7.バックアップと手書用書類出力

 ここではDataフォルダのバックアップと、手書用の見積書、注文書、請求書を出力する方法について説明します。
 バックアップは本ソフトを安全に使用する上で最も大切な概念ですので、「§8.バージョンアップとデータのリストア」とあわせて十分に理解を深めましょう。


§7-1.Dataフォルダのバックアップとデータベースの最適化
 使用を開始した「かんたん自動車販売管理」のフォルダの中には、以下のように既に「Data」フォルダが作成されています。 この「Data」フォルダの中に、大切なデータベースや各種設定ファイルが入っています。 ここでは大切な「Data」フォルダのバックアップの方法を説明します。

<使用を開始した「かんたん自動車販売管理」フォルダ>

※ 車両データ、顧客データ、修理データが記録されているデータベースファイルも、この「Data」フォルダに入っています。


 それではバックアップの方法を説明します。
 メイン画面の【ユーティリティ】タブの【Dataフォルダのバックアップ】を押してください。



 「Data」フォルダをバックアップする場所を指定し、「OK」ボタンを押してください。



 「OK」ボタンを押すと、「Data」 フォルダが指定した場所に、「バックアップData_2001.01.01.23.59.30」のようなフォルダ名でバックアップされます。

 バックアップされたフォルダ名には西暦.月.日.時.分.秒というタイムスタンプが付きます。このようにタイムスタンプが付いたバックアップをいくつも保管しておけば、いつでもそのタイムスタンプが付いた時点のデータにリストア(復旧)することができます。さらに、バックアップ先をUSBメモリや外付けのハードディスクを指定して、大切に保管しておけば、PC本体ハードディスクが破損した際にもいつでもデータを復旧することができます。
 また、バックアップされた後に、「Data」 フォルダ内のデータベースファイルが最適化されます。データベースファイルを最適化することにより、データベースのファイルサイズも小さくなり、車両データ、顧客データ、修理 データの読み込みがスムーズになります。

※ マイクロソフトのデータベースファイルの仕様により、長い期間最適化をせずに使用を続けるとデータベースファイルそのものが破損する可能性が示唆されています。Dataフォルダをバックアップするタイミングでデータベースファイルが最適化されることによりデータベースを安心して使い続けることができます。

 データベースの最適化がうまくいかなかったときに出力されるメッセージです。データベースの最適化処理の前に、「Data」 フォルダのバックアップが完了していますので、バックアップされたDataフォルダを復元してください。復元方法は「§8-2.データのリストア(復旧)」を参照してください。




§7-2.手書用見積書/注文書/請求書の出力
 通常は見積書、注文書、請求書は各種出力用のボタンから出力しますが、車名や数値などが入力されていない手書用のエクセルファイルやHTMLファイルを出力することができます。
 メイン画面の【ユーティリティ】タブの【見積書(手書用)ファイル出力】、【注文書(手書用)ファイル出力】、【請求書(手書用)ファイル出力】ボタンを押してください。



 「手書用見積書」をエクセルファイルやHTMLファイルで出力するために、【見積書(手書用)ファイル出力】ボタンを押してください。



 「手書用注文書」をエクセルファイルやHTMLファイルで出力するために、【注文書(手書用)ファイル出力】ボタンを押してください。



 「手書用請求書」をエクセルファイルやHTMLファイルで出力するために、【請求書(手書用)ファイル出力】ボタンを押してください。