Access DE 備品管理 EX [ヘルプ]

【Access DE 備品管理 EX】

[動作環境] 日本語版Access2003以降
[制作者名] SystemWatanabe
[著作権者] SystemWatanabe

[システム概要]
Microsoft Accessで作成した備品管理ソフトです。

[システム構成]
《備品管理》
備品入力
備品台帳
メンテナンス記録表
リース期限一覧表
廃棄備品一覧表
備品ラベル

備品一覧表
備品分類別一覧表
管理部門別一覧表
管理者別一覧表
保管場所別一覧表
取得区分別一覧表

《使用状況》
使用状況照会
使用記録表
使用状況一覧表
返却期限超過一覧
使用回数推移表

《基本設定》
基本情報入力
備品分類入力
部門入力
担当者入力
保管場所入力
使用用途入力

《 CSVインポート》
担当者インポート
備品インポート

《ユーティリティ》
バックアップ
リンク先変更
エクスポート

【セキュリティ】
[データベースパスワードの設定]

【共通操作】
[入力画面の操作]
[帳票印刷時の操作]
[ヘルプ画面からの戻る]
[バーコード印字について]

【導入時の作業】
[インストール]
[各種コード等の入力]

●注意事項

[備品入力]
備品情報の登録・修正・削除を行います。
「表示順」で指定した項目の順序でデータが表示されます。

「品名」：品名を入力してください。

「識別番号」：識別番号を入力してください。
同一品名があり一品毎に管理を行いたい場合は個々に識別番号を付加しておくと便利です。
バーコード印刷を行う場合は、バーコードCODE39で使用可能な数字(0-9)、アルファベット大文字(A-Z)、記号(-.$/+%)、半角スペースのみを使用してください。

「メーカー」：メーカーを入力してください。

「型番」：型番を入力してください。

「取得区分」：取得区分を入力してください。

「取得日」：取得日を入力してください。

「リース期限」：リース品の場合、リース期限を入力してください。

「廃棄日」：廃棄日を入力してください。

「取得金額」：取得金額を入力してください。

「個数」：個数を入力してください。

「備品分類」：備品分類コードを入力してください。

「管理部門」：管理部門コードを入力してください。

「管理者」：管理者コードを入力してください。

「保管場所」：保管場所コードを入力してください。

「写真」：写真枠をクリックすると写真ファイル設定が表示されます。
[基本情報入力]の「写真ファイル共通保存先」に保存されている写真ファイルを入力した場合は、保存先フォルダ名は省略して登録されます。

「使用記録」ボタン：使用記録入力画面が表示されます。使用状況を入力してください

「メンテナンス記録」ボタン：メンテナンス記録入力画面が表示されます。メンテナンス記録を入力してください

「購入先」：購入先情報を入力してください。

「故障等連絡先」：故障等の連絡先情報を入力してください。

「備考」：備考を入力してください。

「登録番号」：登録番号は自動採番されます。

「使用状況」：使用記録データの状況により自動更新されます。
　　　　　　　　　使用記録データの
　　　　　　　　　区分:「故障」　かつ　返却日が入力されていないデータがある場合は「故障中」
　　　　　　　　　区分:「予約」　かつ　返却日が入力されていないデータがある場合は「予約有」
　　　　　　　　　区分:「貸出」　かつ　返却日が入力されていないデータがある場合は「貸出中」
　　　　　　　　　区分:「使用」　かつ　返却日が入力されていないデータがある場合は「使用中」
　　　　　　　　　上記に該当しない場合、「使用可」
　　　　　　　　　と表示されます。

＜各種印刷ボタン＞
「備品台帳」ボタンを押下すると、表示されている備品の備品台帳の印刷プレビュー画面が表示されます。
「使用記録表」ボタンを押下すると、表示されている備品の使用記録表の印刷プレビュー画面が表示されます。
「メンテ記録表」ボタンを押下すると、表示されている備品のメンテナンス記録表の印刷プレビュー画面が表示されます。

＜機能ボタン＞
「F3:表示形式」を押下すると、画面が一覧形式と明細形式に切り替わります。
「F5:文字検索」を押下すると、文字検索画面が表示されます。
「F6:複写」を押下すると、備品検索画面が表示され、選択した備品内容が複写されます。
「F8:呼出検索」を押下すると、備品検索画面が表示されます。
「F9:新規」を押下すると、備品入力の新規画面が表示されます。
「F10:削除」を押下すると、表示中の備品データを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[備品台帳]
備品台帳を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[メンテナンス記録表]
メンテナンス記録表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[リース期限一覧表]
リース期限一覧表を印刷します。
リース期限が入力されている備品データのみを一覧表示します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[廃棄備品一覧表]
廃棄備品一覧表を印刷します。
廃棄日が入力されている備品データのみを一覧表示します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[備品ラベル]
備品ラベルを印刷します。
個数が1以上の場合は、個数分印刷されます。

ラベルの用紙は、A4タックシールの12面(ヒサゴ OP861)，24面(ヒサゴ OP3008)で設計してあります。
12面(ヒサゴ OP861)の場合は、上余白: 20.3mm、左余白: 20.3mm 必要です。
24面(ヒサゴ OP3008)の場合は、上余白: 12.9mm、左余白: 6mm 必要です。
各ラベル用紙についてのサイズ詳細は、『HISAGO』サイト等でご確認ください。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

※ラベル印刷時の注意事項※
◆ご使用のプリンタによっては、余白の設定が初期設定値と異なる場合があります。ラベル用紙へ印刷する前に仮印刷を行い余白設定を再度確認してください。

[備品一覧表]
備品一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[備品分類別一覧表]
備品分類別一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[管理部門別一覧表]
管理部門別一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[管理者別一覧表]
管理者別一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[保管場所別一覧表]
保管場所別一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[取得区分別一覧表]
取得区分別一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[使用状況照会]
備品の使用状況を照会します。

「登録番号」：照会する備品の登録番号を入力してください。「F5:備品検索」を押下すると備品検索画面から選択入力可能です。

「返却日」：返却日(故障の場合は修繕日)を入力してください。

「F5:備品検索」を押下すると、備品検索画面が表示されます。
「F9:入力」を押下すると、使用記録入力画面が表示されます。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[使用記録表]
使用記録表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[使用状況一覧表]
使用状況一覧表を印刷します。
使用記録データの返却日が未入力のデータを一覧表示します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[返却期限超過リスト]
返却期限超過リストを印刷します。
使用記録データの返却予定日が既に超過しているデータを一覧表示します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[使用状況回数推移表]
使用状況回数推移表を印刷します。
使用記録データの使用区分回数を月ごとに表示します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[基本情報入力]
基本情報の入力を行います。

『会社情報』
「会社名」：会社名を入力してください。

「フリガナ」：会社名のフリガナを入力してください。(会社名入力時、フリガナは自動表示されます)

「郵便番号」：郵便番号を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により住所が自動表示されます。)

「住所１」：住所を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により郵便番号が自動表示されます。)

「住所２」：住所(ビル名等)を入力してください。

「電話番号」：電話番号を入力してください。

「ＦＡＸ№」：FAX番号を入力してください。

『バックアップ情報』
「バックアップ先」：データをバックアップするフォルダ名を入力してください。[バックアップ]時、「バックアップ先」の初期値として使用されます。

「バックアップ維持数」：データをバックアップする際のバックアップファイル維持数を入力してください。(詳しくは、[バックアップ]を参照してください。)

『写真ファイル』
「共通保存先」：写真ファイルを保存するフォルダ名を入力してください。[備品入力]の「写真」ファイルを指定する際、共通保存先として使用されます。

『取得区分』
「取得区分」：[備品入力]の「取得区分」の選択値として使用されます。

「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[備品分類入力]
備品分類マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：備品分類コードを入力してください。

「備品分類名」：備品分類名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[部門入力]
部門マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：部門コードを入力してください。

「部門名」：部門名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[担当者入力]
担当者マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：担当者コードを入力してください。

「担当者名」：担当者名を入力してください。

「部門コード」：部門コードを入力してください。

「退職」：退職した人にはチェックONしてください。チェックONの担当者は伝票入力時の担当者コンボボックスのリストから除かれます。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[保管場所入力]
場所マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：場所コードを入力してください。

「場所名」：場所名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[使用用途入力]
使用用途マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：コードを入力してください。

「使用用途」：使用用途を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[担当者インポート]
CSVファイルから担当者マスタのインポートを行います。

「インポートCSV」：インポートするCSVファイルを入力してください。

「項目設定」：各項目にインポートする項目を指定してください。

「F9:実行」を押下すると、インポートが開始されます。

《インポート時の注意事項》
CSVファイルの１行目に項目名が存在している必要があります。
各項目のデータ型やデータ長については、データファイルのテーブルデザインでご確認ください。

[備品インポート]
CSVファイルから備品情報のインポートを行います。

「インポートCSV」：インポートするCSVファイルを入力してください。

「項目設定」：各項目にインポートする項目を指定してください。

「F9:実行」を押下すると、インポートが開始されます。

《インポート時の注意事項》
CSVファイルの１行目に項目名が存在している必要があります。
文字列中に改行が含まれている場合には、正しくインポートできません。
日付がyyyy/mm/dd(年/月/日)の形式でない場合、日付が正しくインポートされない場合があります。
各項目のデータ型やデータ長については、データファイルのテーブルデザインでご確認ください。

[バックアップ]
データのバックアップ(コピー)を作成します。
データの入力を行ったら、必ずこのバックアップを行うこと、また、ハードディスクやパソコン本体が壊れてしまった場合の対策として、外部媒体へバックアップを作成することをお勧めします。
[基本情報入力]の「バックアップ先」を指定すると、この画面の「バックアップ先」の初期値になります。
[基本情報入力]の「バックアップ維持数」で設定された回数分のバックアップが保持されます。

例えば、業務終了時に１日１回バックアップを行い、バックアップ維持数が３回分に設定されていると、下記のようにバックアップファイルが保持されます。
Backup01_adExBihinDatV2 (本日バックアップ分)
Backup02_adExBihinDatV2 (前日バックアップ分)
Backup03_adExBihinDatV2 (２日前バックアップ分)
もし、前日から既にデータに問題が発生していた場合には、２日前から復元すれば問題を回避することができます。(但しその場合、２日前以降入力されたデータは再入力する必要があります。)

《バックアップを復元する手順》
(Windowsのエクスプローラなどをご使用ください。)
１．問題が見つかった現在のデータファイル「adExBihinDatV2.mdb」は念の為、外部媒体または別のフォルダへコピーを作成しておいてください。
２．データファイル「adExBihinDatV2.mdb」を削除する。
３．問題が発生する前のバックアップファイル「Backup??_adExBihinDatV2.mdb」を「adExBihinDatV2.mdb」に名前の変更を行う。

[リンク先変更]
テーブルのリンク先を変更します。
データファイルの場所が既定の場所と異なる場合やデータファイルのデータベースパスワードを変更した場合には、リンク先変更を行う必要があります。

「新リンク先」：データファイルの場所を指定してください。

「データベースパスワード」：データファイルに[データベースパスワード]が設定されている場合にはデータベースパスワードを指定してください。

「F11:実行」を押下すると、リンク先変更が実行されます。

※LAN環境でデータを共有して使用される場合は、データファイル「adExBihinDatV2.mdb」をサーバー上の共有フォルダに置き、プログラムファイル「adExBihinSysV2.mdb」を各クライアントPCのフォルダに置き、各クライアントPCに置いたプログラムファイルから[リンク先変更]により「新リンク先」をサーバー上のデータファイルの場所を指定してください。

[エクスポート]
テーブルデータをCSV形式で出力します。(出力されたデータはExcelやテキストエディタ等で使用できます。)

「テーブル名」：出力したいテーブル名を選択してください。

「エクスポート先」：CSVファイルを作成する場所を指定してください。

「文字列中の改行を＜NewLine＞に置き換える」：データ内に改行が含まれている場合、改行箇所を＜NewLine＞に置き換えます。
CSVの文字列中に改行が含まれないようにする必要がある場合は、チェックONにしてください。

エクスポート先へ「テーブル名.CSV」ファイルが作成されます。Excelやテキストエディタ等で開いてご使用ください。

【共通操作】
[入力画面の操作]
入力項目がコンボボックス(リスト選択型)の場合、ファンクションキーの「F4」ボタンを押下するとリストが開きます。

[帳票印刷時の操作]
帳票印刷指示画面で日付範囲項目を空白にすると、すべての日付が対象となります。
日付：空白～空白　・・・すべての日付
日付：空白～2009/03/31　・・・2021/03/31までのすべての日付
日付：2021/03/31～空白　・・・2021/03/31以降のすべての日付
日付：2021/03/01～2021/03/31　・・・2021/03/01から2021/03/31までの日付

[ヘルプ画面から戻る]
ヘルプ画面(本画面)から戻る場合は、ブラウザの戻るボタンを押下してください。

[バーコード印字について]
バーコードは、バーコード規格「CODE39」で、『備品入力』の「識別番号」を印字します。
CODE39･･･数字(0-9)、アルファベット大文字(A-Z)、記号(-.$/+%)、半角スペース

【導入時の作業】
[インストール]
ダウンロードしたファイルを解凍してください。
c:\AccessDE\へ解凍された場合はそのまま使用できますが、
それ以外の場所へ解凍された場合は、システム起動時にリンク先変更のメッセージが表示されます。
メッセージに従って、リンク先変更を行ってください。
LAN環境で使用される場合は、[リンク先変更]を参照してください。

[各種コード等の入力]
インストールが完了したらまず、《基本設定》のマスタ入力を順次行ってください。

【SystemWatanabe】
最新情報は、 http://www.syswat.com/をご覧ください。

【注意事項】
■本プログラムを無断で公開、転売することはしないでください。

■本プログラムを運用された際、ご利用者に直接、または間接的に障害が発生しても、いかなる責任を負わないものとし、一切の賠償等は行わないものとさせていただきます。

■正規版ご購入後、本プログラムを登録者様用として修正して使用することは構いませんが、その内容を無断で公開、転売することはしないでください。

■Microsoft Access は米国マイクロソフト社の登録商標です。