【Access DE 名刺管理 EX】
[動作環境] 日本語版Access2003以降
[制作者名] SystemWatanabe
[著作権者] SystemWatanabe
[システム概要]
Microsoft Accessで作成した名刺管理ソフトです。
[メニュー構成]
《 メニュー 》
名刺入力
名刺台帳
名刺一覧表
取引履歴一覧表
名刺メモ一覧表
宛名ラベル
はがき宛名
封筒宛名
送付案内書
会社一覧表
《 CSVデータ 》
名刺データ取込
名刺データ出力
《 名刺作成 》
簡易名刺作成
《 基本設定 》
基本情報設定
部門入力
担当者入力
名刺分類入力
《 ユーティリティ 》
バックアップ
リンク先変更
エクスポート
【セキュリティ】
[データベースパスワードの設定]
【共通操作】
[入力画面の操作]
[ヘルプ画面からの戻る]
【導入時の作業】
[インストール]
[各種コード等の入力]
[注意事項]
[名刺入力]
名刺の入力を行います。
◆新規名刺を入力する場合◆
「F9:新規」を押下すると、新規名刺を入力出来ます。
◆名刺を修正する場合◆
「名刺選択」のリストボックスから該当者を選択して名刺データを表示し、修正してください。
◆名刺を削除する場合◆
「名刺選択」のリストボックスから該当者を選択して名刺データを表示し、「F10:削除」を押下してください。
「会社名」：会社名を入力してください。
「フリガナ」：会社名のフリガナを入力した際、フリガナが自動セットされます。フリガナが正しくない場合には修正してください。カブシキガイシャなどの称号は自動的に省かれます。(フリガナ順で並び替えを行うため)
「部署」：部署を入力してください。
「役職」：役職を入力してください。
「名前」：名前を入力してください。
「フリガナ」：名前のフリガナを入力した際、フリガナが自動セットされます。フリガナが正しくない場合には修正してください。
「重要度」：重要度を入力してください。
「郵便番号」：郵便番号を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により住所が自動表示されます。)
「住所１」：住所を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により郵便番号が自動表示されます。)
「住所２」：住所(ビル名等)を入力してください。
地球儀マークボタンを押下するとWebブラウザが起動し、Googleマップが表示されます。
「電話番号」：電話番号を入力してください。
「ＦＡＸａv：FAX番号を入力してください。
「携帯電話」：携帯電話番号を入力してください。
「名刺交換日」：名刺交換日を入力してください。
「E-Mail」：E-Mailアドレスを入力してください。(メールボタンはMicrosoft Outlookをご利用の場合のみ使用可能です)
メールマークボタンを押下すると新規メールが表示されます。(メールマークボタンは、MAPI 準拠のメール アプリケーションがコンピュータにセットアップされている場合、または、Mapivi32.dll がセットアップされていて VIM 準拠のメール アプリケーションを使用する場合にのみ使用できます)
「URL」：ホームページアドレスを入力してください。
地球儀マークボタンを押下するとWebブラウザが起動し、ホームページが表示されます。
「分類」：名刺分類コードを入力してください。(事前に「名刺分類入力」でコード登録されている必要があります。)
「担当者」：担当者コードを入力してください。(事前に「担当者入力」でコード登録されている必要があります。)
「備考」：備考を入力してください。
「取引履歴」ボタン：名刺ごとに取引履歴の入力出来ます。
「メモ履歴」ボタン：名刺ごとにメモの入力出来ます。
「チェック」：印刷対象とする場合にはチェックONしてください。
「名前」欄の横にあるボックスをクリックすると、画像ファイルの設定、表示が行えます。
[基本情報入力]の「写真ファイル共通保存先」に保存されている写真ファイルを入力した場合は、保存先フォルダ名は省略して登録されます。
「F3:複写」を押下すると、会社検索画面が表示され、選択した会社情報が複写されます。
「F7:台帳印刷」を押下すると表示中名刺の名刺台帳の印刷プレビュー画面が表示されます。
「F9:新規」を押下すると、名刺入力の新規画面が表示されます。
「F10:削除」を押下すると、表示中の名刺データを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。
[名刺台帳]
名刺台帳を印刷します。
「名刺選択」：すべての名刺を出力するか、個別に選択した名刺を出力するかを選んでください。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
[名刺一覧表]
名刺一覧表を印刷します。
「名刺選択」：すべての名刺を出力するか、個別に選択した名刺を出力するかを選んでください。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
[取引履歴一覧表]
名刺入力の「取引履歴」で入力された内容を取引履歴一覧表として印刷します。
「出力条件」：出力条件を指定してください。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
[名刺メモ一覧表]
名刺入力の「メモ履歴」で入力された内容を名刺メモ一覧表として印刷します。
「出力条件」：出力条件を指定してください。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
[宛名ラベル]
宛名ラベルを印刷します。
「名刺選択」：すべての名刺を出力するか、個別に選択した名刺を出力するかを選んでください。
「印刷開始位置」を指定すると、途中まで使用済みの宛名ラベルにも印刷可能です。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
宛名ラベルの用紙は、ヒサゴGB861(A4タック12面)で設計されています。
「F7:デザイン」を押下すると、レポートデザイン画面が表示されますので、出力デザインを変更することが出来ます。(正規版のみ)
※宛名印刷時の注意事項※
◆ご使用のプリンタによっては、余白の設定が初期設定値と異なる場合があります。ラベル用紙へ印刷する前に「F10:プレビュー」から余白設定を再度確認してください。
◆宛名を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていても、実際には印刷されていない場合もありますので発送される前に必ず十分な確認を行ってください。
[はがき宛名]
はがき宛名(縦書/横書)を印刷します。
「名刺選択」：すべての名刺を出力するか、個別に選択した名刺を出力するかを選んでください。
「縦書/横書」：宛名の印字方向(縦書/横書)を選択してください。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
「F7:デザイン」を押下すると、レポートデザイン画面が表示されますので、出力デザインを変更することが出来ます。(正規版のみ)
※はがき印刷時の注意事項※
◆ご使用のプリンタによっては、初期状態の用紙サイズが「はがき」になっていない場合がありますので、「F10:プレビュー」から用紙サイズ「はがき」を指定してください。(正規版のみ)
◆ご使用のプリンタによっては、余白の設定が初期設定値と異なる場合があります。はがきへ印刷する前に仮印刷を行い余白設定を再度確認してください。
◆はがきサイズに伴う改ページは、ご使用のプリンタのドライバに依存します。(ご使用のプリンタドライバに、はがきサイズが無い場合は、ご使用のプリンタドライバのメーカへお問い合わせください。)
◆宛名を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていても、実際には印刷されていない場合もありますので発送される前に必ず十分な確認を行ってください。
[封筒宛名]
封筒(長4号/長3号/角3号/角2号)宛名を印刷します。
「名刺選択」：すべての名刺を出力するか、個別に選択した名刺を出力するかを選んでください。
「封筒種類」：封筒の種類(長4号/長3号/角3号/角2号)を選択してください。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
「F7:デザイン」を押下すると、レポートデザイン画面が表示されますので、出力デザインを変更することが出来ます。(正規版のみ)
※はがき印刷時の注意事項※
◆ご使用のプリンタによっては、初期状態の用紙サイズが封筒サイズになっていない場合がありますので、「F10:プレビュー」から用紙サイズを指定してください。(正規版のみ)
◆ご使用のプリンタによっては、余白の設定が初期設定値と異なる場合があります。封筒へ印刷する前に仮印刷を行い余白設定を再度確認してください。
◆封筒サイズに伴う改ページは、ご使用のプリンタのドライバに依存します。(ご使用のプリンタドライバに、封筒サイズが無い場合は、ご使用のプリンタドライバのメーカへお問い合わせください。)
◆宛名を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていても、実際には印刷されていない場合もありますので発送される前に必ず十分な確認を行ってください。
[送付案内書]
送付案内書を印刷します。
「タイトル」：タイトルを入力してください。
「日付」：日付を入力してください。
《宛先》
「宛先検索」を押下し『名刺検索』画面から選択すると、宛先情報がセットされます。
「郵便番号」：郵便番号を入力してください。
「住所１」：住所１行目を入力してください。
「住所２」：住所２行目を入力してください。
「社名」：社名を入力してください。
「部署」：部署を入力してください。
「役職」：役職を入力してください。
「名前」：名前を入力してください。
「電話番号」：電話番号を入力してください。
「FAX番号」：FAX番号を入力してください。
「担当者名」：担当者名を入力してください。
「記」：内容を入力してください。
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
印刷レイアウトの変更を行いたい場合は「F7:デザイン」を押下しください。
※送付案内書印刷時の注意事項※
送付案内書を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。
データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていても、実際には印刷されていない場合もありますので送付される前に必ず十分な確認を行ってください。
送付案内書で入力されたデータは保存されません。画面終了時に入力内容はクリアされます。
[会社一覧表]
会社一覧表の印刷プレビュー画面が表示されます。
会社名,住所,電話番号,FAX番号,URLが同一の名刺データを会社名で集約して一覧表示します。
[名刺データ取込]
CSVファイルから名刺データのインポート(取込み)を行います。
「インポートCSV」：インポートするCSVファイルを入力してください。
「項目設定」：各項目にインポートする項目を指定してください。
「F9:取込開始」を押下すると、インポート処理が開始されます。
《インポート時の注意事項》
CSVファイルの１行目に項目名が存在している必要があります。
文字列中に改行が含まれている場合には、正しくインポートできません。
住所１，２が２０文字以上の場合、宛名印刷などで はみだず可能性がありますので、
長い住所の場合は、住所１，２それぞれが２０文字以内程度に収まるよう調整してください。
各項目のデータ型やデータ長については、データファイルのテーブルデザインでご確認ください。
[名刺データ出力]
名刺データをCSV形式で出力します。
「名刺選択」：すべての名刺を出力するか、個別に選択した名刺を出力するかを選んでください。
「F9:CSV出力」を押下すると、「CSVファイル出力先」ダイアログが表示されますので出力先を指定してください。
[簡易名刺作成]
名刺を簡易印刷します。(名刺用紙は、ヒサゴBM101(A4 10面)として設計してます)
印刷したい名刺の内容を入力してください。
会社情報は『基本情報入力』の「自社情報」からセットされます。
「F8:デザイン」を押下すると、名刺のレイアウトが表示され、レイアウト編集が行えます。(正規版のみ利用可能)
「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。
※データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていたものが、
実際には印刷されていない場合や用紙からはみ出している場合もありますので
使用される前に必ず十分な確認を行ってください。
[基本情報設定]
基本情報の設定を行います。
『自社情報』
「会社名」：会社名を入力してください。
「フリガナ」：会社名のフリガナを入力してください。(会社名入力時、フリガナは自動表示されます)
「郵便番号」：郵便番号を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により住所が自動表示されます。)
「住所１」：住所を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により郵便番号が自動表示されます。)
「住所２」：住所(ビル名等)を入力してください。
「電話番号」：電話番号を入力してください。
「ＦＡＸａv：FAX番号を入力してください。
「ＵＲＬ」：自社ホームページアドレスを入力してください。
『バックアップ情報』
「バックアップ先」：データをバックアップするフォルダ名を入力してください。[バックアップ]時、「バックアップ先」の初期値として使用されます。
「バックアップ維持数」：データをバックアップする際のバックアップファイル維持数を入力してください。(詳しくは、[バックアップ]を参照してください。)
『写真ファイル』
「共通保存先」：写真ファイルを保存するフォルダ名を入力してください。[名刺入力]の「写真」ファイルを指定する際、共通保存先として使用されます。
『名刺並び順』
「分類順/会社順/名前順」：よく使用する並び順を指定してください。各画面での初期表示の並び順として使用されます。
『重要度』
「重要度」：『名刺入力』の「重要度」のリスト選択値として使用されます。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。
[部門入力]
部門マスタの登録・修正・削除を行います。
「コード」：部門コードを入力してください。
「部門名」：部門名を入力してください。
「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。
[担当者入力]
担当者マスタの登録・修正・削除を行います。
「コード」：担当者コードを入力してください。
「担当者名」：担当者名を入力してください。
「部門コード」：部門コードを入力してください。
「退職」：退職した人にはチェックONしてください。チェックONの担当者は伝票入力時の担当者コンボボックスのリストから除かれます。
「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。
[名刺分類入力]
名刺分類コードの登録を行います。
「コード」：名刺分類コードを入力してください。
「名刺分類名」：名刺分類名を入力してください。
「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。
[バックアップ]
データのバックアップ(コピー)を作成します。
データの入力を行ったら、必ずこのバックアップを行うこと、また、ハードディスクやパソコン本体が壊れてしまった場合の対策として、外部媒体へバックアップを作成することをお勧めします。
[基本情報入力]の「バックアップ先」を指定すると、この画面の「バックアップ先」の初期値になります。
[基本情報入力]の「バックアップ維持数」で設定された回数分のバックアップが保持されます。
例えば、業務終了時に１日１回バックアップを行い、バックアップ維持数が３回分に設定されていると、下記のようにバックアップファイルが保持されます。
Backup01_adExMeishiDatV2 (本日バックアップ分)
Backup02_adExMeishiDatV2 (前日バックアップ分)
Backup03_adExMeishiDatV2 (２日前バックアップ分)
もし、前日から既にデータに問題が発生していた場合には、２日前から復元すれば問題を回避することができます。(但しその場合、２日前以降入力されたデータは再入力する必要があります。)
《バックアップを復元する手順》
(Windowsのエクスプローラなどをご使用ください。)
１．問題が見つかった現在のデータファイル「adExMeishiDatV2.mdb」は念の為、外部媒体または別のフォルダへコピーを作成しておいてください。
２．データファイル「adExMeishiDatV2.mdb」を削除する。
３．問題が発生する前のバックアップファイル「Backup??_adExMeishiDatV2.mdb」を「adExMeishiDatV2.mdb」に名前の変更を行う。
[リンク先変更]
テーブルのリンク先を変更します。
データファイルの場所が既定の場所と異なる場合やデータファイルのデータベースパスワードを変更した場合には、リンク先変更を行う必要があります。
「新リンク先」：データファイルの場所を指定してください。
「データベースパスワード」：データファイルに[データベースパスワード]が設定されている場合にはデータベースパスワードを指定してください。
「F11:実行」を押下すると、リンク先変更が実行されます。
※LAN環境でデータを共有して使用される場合は、データファイル「adExMeishiDatV2.mdb」をサーバー上の共有フォルダに置き、
プログラムファイル「adExMeishiSysV2.mdb」を各クライアントPCのフォルダに置き、
各クライアントPCに置いたプログラムファイルから[リンク先変更]により「新リンク先」をサーバー上のデータファイルの場所を指定してください。
[エクスポート]
テーブルデータをCSV形式で出力します。(出力されたデータはExcelやテキストエディタ等で使用できます。)
「テーブル名」：出力したいテーブル名を選択してください。
「エクスポート先」：CSVファイルを作成する場所を指定してください。
「文字列中の改行を"|"に置き換える」：データ内に改行が含まれている場合、改行箇所を"|"に置き換えます。
CSVの文字列中に改行が含まれないようにする必要がある場合は、チェックONにしてください。
エクスポート先へ「テーブル名.CSV」ファイルが作成されます。Excelやテキストエディタ等で開いてご使用ください。
【セキュリティ】
[データベースパスワードの設定]
Accessの機能である「データベースパスワード」を設定すると、ファイルを開く際にパスワード入力画面が表示され、
正しいパスワードを入力しない限りファイルを開くことができないよう設定することができます。
データファイルとプログラムファイルそれぞれにデータベースパスワードを設定することにより、ファイルの不正流出などの際パスワードを知らない人に対して
データを保護することができます。
また、プログラムファイルへデータベースパスワードを設定することによりシステム起動時にパスワードが要求されますので、
パスワードを知らない人のシステム不正利用を防止できます。
セキュリティ強化対策として、データファイルとプログラムファイルそれぞれに異なるパスワードを設定することをお勧め致します。
※注意※ パスワードを紛失したり、忘れた場合、ファイルを開くことはできなくなりますのでご注意ください。
《データファイルにデータベースパスワードを設定する》
・Accessを起動する。
・「ファイル」タブの「開く」を選択し、「ファイルを開く」ダイアログを表示する。
・データファイル「adExMeishiDatV2.mdb」を選択し、「ファイル名」欄横にある「開く」ボタンの右側「▼」を押下して「排他モードで開く」を選択する。
・「ファイル」タブの「情報」を選択し、「データベースパスワードの設定」を選択してパスワードを設定する。
※データファイルのデータベースパスワードを設定したり変更した際は必ず、プログラムファイル起動後[リンク先変更]を行ってください。
《プログラムファイルにデータベースパスワードを設定する》
・Accessを起動する。
・「ファイル」タブの「開く」を選択し、「ファイルを開く」ダイアログを表示する。
・プログラムファイル「adExMeishiSysV2.mdb」を選択し、「ファイル名」欄横にある「開く」ボタンの右側「▼」を押下して「排他モードで開く」を選択する。
・「ファイル」タブの「情報」を選択し、「データベースパスワードの設定」を選択してパスワードを設定する。
《データベースパスワードの解除および変更》
データベースパスワードを解除する場合は、設定時と同様に排他モードで開き、「ファイル」タブの「情報」を選択し、「データベースパスワードの解除」を行うことにより解除されます。
データベースパスワードを変更する場合は、データベースパスワードを解除し、再度、データベースパスワードの設定を行ってください。
※データベースパスワードはMicrosoft Accessの機能です。データベースパスワードについての詳しくは、Accessのヘルプ等をご参考ください。
【共通操作】
[入力画面の操作]
入力項目がコンボボックス(リスト選択型)の場合、ファンクションキーの「F4」ボタンを押下するとリストが開きます。
[ヘルプ画面から戻る]
ヘルプ画面(本画面)から戻る場合は、ブラウザの戻るボタンを押下してください。
【導入時の作業】
[インストール]
ダウンロードしたファイルを解凍してください。
c:\AccessDE\へ解凍された場合はそのまま使用できますが、
それ以外の場所へ解凍された場合は、システム起動時にリンク先変更のメッセージが表示されます。
メッセージに従って、リンク先変更を行ってください。
LAN環境で使用される場合は、[リンク先変更]を参照してください。
[各種コード等の入力]
インストールが完了したらまず、《基本設定》のマスタ入力を順次行ってください。
【SystemWatanabe】
最新情報は、 http://www.syswat.com/をご覧ください。
【 注意事項 】
■本プログラムを無断で公開、転売することはしないでください。
■本プログラムを運用された際、ご利用者に直接、または間接的に障害が発生しても、いかなる責任を負わないものとし、一切の賠償等は行わないものとさせていただきます。
■正規版ご購入後、本プログラムを登録者様用として修正して使用することは構いませんが、その内容を無断で公開、転売することはしないでください。
■Microsoft Access は米国マイクロソフト社の登録商標です。
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